ניהול פרוייקט הסמינר

כל ניהול הפרויקט יתבצע בקובץ ניהול סמינר. קישור לקובץ.

 

כללי:

יש להקפיד כי הכספים היוצאים מידנו נועדו לתכלית ראויה ולקידום מטרות התכנית. יש לבדוק כל הוצאה, את נחיצותה וכדאיותה, בשקיפות, תוך הקפדה על נהלי התכנית.

 

ארוחות:

תוגש ארוחה בשרית חמה אחת ביום עד סך של 65 ₪ לצוער. בגין ארוחת צהריים עד סך 30 ש"ח לצוער. 

ארוחת בוקר- יש להשתדל כי תוגש במקום הלינה ע"י אותו הספק. במידה ולא ניתן, יש להזמין ארוחה עד סך 30 ש"ח לאדם. 

העקרונות נכונים גם למצב בו יש אפשרות לעמוד בתקציב עם הזמנת שתי ארוחות חמות. עקרונות אלה הם מהותיים ולא טכניים.

ביום הראשון של הסמינר תוזמן ארוחת צהריים וערב (על הצוערים להצטייד בכריכים לארוחת הבוקר).

ביום השני והלאה יוזמנו 3 ארוחות ביום. 

 

לינות

לינה במסגרת סמינר תעשה באכסניות והוסטלים ולא במלונות.

עלות לילה לצוער יהיה מוגבל ל- 250 ₪.

 

התנהלות מול ספקים

עבודה מול ספקים מרשימת הספקים באתר הרכזים בלבד. על מנת לפתוח ספק חדש יש לקבל אישור מראש תחום ההכשרה.

כל תקשורת מול הספקים תעשה באמצעות "טופס הזמנת עבודה".

הטופס יוחתם בעמותה ע"י רכז המחזור ויתוייק בתיק סמינר.

יודגש- צוערים לא יקבלו התחייבויות בשם העמותה מול ספקים.

 

תנאי תשלום

תנאי התשלום הינם שוטף+60.

יש להימנע ככל הניתן מתשלום במקום.

התשלום לספק יהיה כנגד חשבונית מקור בלבד.

באחריות מנהל הסמינר לוודא שכל החשבוניות בגין סמינר מגיעות בסיום הסמינר לרכז.

במקרה הצורך ניתן לבקש מקדמה לספק על מנת להבטיח שירות מסוים. גובה המקדמה לא יעלה על שליש מהעלות הכוללת של שווי העסקה.

יש לוודא כי השם המופיע על החשבונית הינו:"עמותת שותפויות רוטשילד קיסריה"

כתובת העמותה: האשל 7, א.ת קיסריה. 

 

השוואות מחירים:

בעת תכנון סמינר, יש לערוך ככל הניתן השוואת מחירים בין מספר ספקים. בהינתן רמת שירות זהה יש להעדיף את הספק שהציע את ההצעה הנמוכה יותר.

יש לתעד את הליך המכרז ולשלוח לרכז את פירוט הצעות המחיר שנתקבלו לפני שליחת טופס הזמנה סופי לספק.

 

הגשת תקציב

התקציב הסופי יוגש חמישה שבועות (חודש) לפני הסמינר ביחד עם תכנית הסמינר בפורמט המצורף. 

קיים שלב מקדים לאישור תקציב שבו מאושר התקציב של הלינה והמזון (כחודשיים לפני הסמינר).

בכפוף לאישור תכנית הסמינר, התקציב יועבר לאישור בעמותה על ידי הרכז. 

הרכז יקבל הודעה על אישור התקציב וממנה יעבור האישור למנהל צוות הסמינר.

זמני סמינר

ביום הראשון סמינר מתחיל בשעה 9.00 במקום ההתכנסות.

ביום האחרון סמינר מסתיים בשעה 17.00.

הסעות

הסעות לסמינר (אך ורק במידה ואין אפשרות להגיע למקום המפגש בתחבורה ציבורית) יהיו רק מתחנה מרכזית/תחנת רכבת קרובה.

כנ"ל לגבי סיום סמינר. 

גאנט עבודה על סמינר:

הרצאות בסמינר

"כל ידע שאינו מוליד שאלות חדשות גווע עד מהרה,

מאבד את החום החיוני לחיים"

(ויסלבה שימבורסקה, זוכת פרס נובל לספרות 1996)